7 dicas para evitar a fiscalização da Receita Federal na sua empresa
Com um enorme aparato tecnológico, a receita federal está de olho em todos os contribuintes, seja ele pessoa física ou jurídica. Supercomputadores como a Harpia e o T-Rex fazem o trabalho de realizar diversos cruzamentos no enorme “big data” do governo.
O cruzamento é amplo e diverso, tem para todos os gostos: cartórios, detrans, capitania dos portos, bancos, empresas de cartões de crédito e débito, aplicações financeiras, folha de pagamento, compra e venda de mercadorias e alguns outros que talvez ainda nem saibamos.
A cada ano novos cruzamentos são agregados ao “hall” de artifícios da RFB para identificar os espertinhos que tentam burlar o sistema econômico e fiscal brasileiro.
Um nova “arma” surge para combater essas práticas, e é um outro supercomputador chamado Hal.
O super cérebro eletrônico não é uma implantação da RFB, e sim do Banco Central, e monitora durante 24 horas todas as contas bancárias de 182 instituições financeiras do país, indistintamente, arquivando em pastas cerca de um milhão de operações bancárias por dia.
Mas não fique triste. Se você segue as orientações do seu contador e as boas práticas fiscais e financeiras, está tudo bem. Se não, vamos te ajudar com 7 dicas para evitar a fiscalização da receita federal na sua empresa.
Não deixe de emitir suas Notas Fiscais
Gente, nem preciso dizer né!? Sonegar é crime contra a ordem tributária, está previsto em Lei e todo mundo sabe disso.
Vamos parar de perguntar: “Sr., vai querer a nota?” Gente… Nota Fiscal não é item de coleção para guardar para si, ela tem a função de comprovação da operação de venda ou prestação de serviços.
Em termos técnicos, a nota fiscal é um documento fiscal que tem por fim o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa a uma pessoa física ou outra empresa.
Toda e qualquer empresa, seja ela micro, pequena e de grande porte, precisam emitir a NF e prestar contas com o fisco. Até o MEI (microempreendedor individual), caso realize serviços ou venda algum tipo de mercadoria para pessoa jurídica, fica obrigado a emissão do documento fiscal.
A NF é o meio pelo qual o governo identifica e controla as vendas realizadas no nosso país, além de saber o quanto de imposto será recolhido para os cofres públicos. Já para onde o dinheiro vai, cabe a nós como cidadãos fiscalizar.
Além do crime tributário, você não acha que pega mal pra sua marca ser visto como a empresa que sonega? É essa a mensagem que você deseja passar para os fãs da sua marca? Pense nisso!
Escriturar corretamente as notas fiscais canceladas
Muitas empresas acham que não devem escriturar as Notas Fiscais que foram canceladas durante a operação. Mero engano!
De acordo com a cláusula décima oitava, do Ajuste Sinief nº 07/05, as NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem qualquer informação de valor comercial, de acordo com a legislação tributária vigente.
Pela Lei, é permitido efetuar o cancelamento de uma nota fiscal caso seja detectado algum tipo de erro, desde que as mercadorias ainda não tenham saído do estabelecimento.
A escrituração é apenas para identificação dos números das notas fiscais, já que notas canceladas, denegadas e números inutilizados não possuem nenhum valor comercial.
Caso o cancelamento seja realizado somente após a escrituração da nota fiscal no livro Registro de Saídas, também será necessário efetuar os lançamentos de estorno na escrita fiscal para a anulação dos débitos de ICMS e IPI para evitar problemas de fiscalização da Receita Federal na sua empresa.
Não distribua lucros devendo impostos
Pode isso Arnaldo? A regra é clara, a distribuição de lucros aos sócios, quando a pessoa jurídica possui débito não garantido, com a União ou Previdência Social, enseja infração ao disposto no art. 52 da Lei n°. 8.212/91.
Bem, você já viu, está na Lei e não estou inventando nada.
Vamos adotar uma lógica bem simples, se você deve ao governo, significa que provavelmente a capacidade contributiva da empresa (falei bonito agora) está afetada e ela não conseguiu pagar seus empregados, fornecedores, e muito menos ao governo, então, como poderia a empresa ter lucro para serem distribuídos entre seus sócios, se existem dívidas a serem pagas?
Cara, surreal isso! Convenhamos, se você tem dívidas, não pode ter lucro.
Aí você deve estar se perguntando, impossível a RFB saber disso, então lá vai:
Em 2014 o CARF decidiu manter a multa aplicada pela Receita Federal do Brasil contra um Supermercado que distribuiu lucros entre seus sócios, mesmo tendo débitos não garantidos com o Fisco (eram valores devidos em GFIP). Período de apuração: 01/11/2005 a 31/12/2006. Conforme Acórdão do CARF n° 2402004.326 de 20 de Novembro de 2014.
Não se utilize de créditos que não existem
Para algumas empresas e em certas atividades, o governo realizada a concessão de créditos de alguns impostos, como ICMS, PIS, COFINS, IPI, INSS e outros. Geralmente acontece em empresas tributadas pelo Lucro Presumido ou Real, mas acontece também em sistemas menos complexos como o simples nacional (menos complexo? Çei, rs), como por exemplo, empresas tributadas no anexo IV, que possuem retenções de INSS nas NFs de serviços.
Há a possibilidade também de indústrias receberem incentivos fiscais referente ao uso de energia elétrica (crédito de ICMS) e outros incentivos relacionados à compra de insumos para produção. Isso tudo acaba gerando um crédito de imposto, por conta do cruzamento entre os créditos obtidos e o imposto a ser pago.
Nos primórdios (ah… nem sou tão velho assim), como a Receita Federal ainda não possuía tantas formas de cruzamento de informações, era uma prática bastante utilizada, principalmente na utilização de créditos de INSS decorrentes da prestação de serviços na Nota Fiscal e utilizados em GFIP para abatimento, zerando por muitas vezes as guias da previdência social, causando um enorme rombo nas contas públicas.
Hoje a Receita Federal consegue facilmente identificar quando uma empresa “cria” créditos para pagar impostos mais baixos. Não brinque com isso, evite problemas que atraem a fiscalização da Receita Federal!
Não emita uma Nota Fiscal diferente do serviço que está sendo prestado
Mas isso é óbvio, Deolindo. Opa, pera lá! O óbvio também precisa ser dito.
O mercado é dinâmico, mas a fiscalização da Receita Federal também é. Entendemos muitas vezes que a necessidade de mudança acontece rapidamente, mas é necessário ter cuidado para não colocar a carroça na frente dos bois.
Não é permitido você prestar serviços com uma atividade que não componha seu objetivo social, a sua inscrição perante a Receita Federal (CNPJ) e muito menos na sua inscrição municipal (alvará), portanto, consulte o seu contador para verificar as atividades e serviços permitidos para sua empresa.
Caso deseje prestar novos serviços solicite ao seu contador uma alteração no objeto social da empresa.
Uma dica que posso dar é: Planejamento. Planejar é super importante antes de começar o seu negócio, pense em todas as atividades e converse com seu contador para que ele realize uma pesquisa sobre essas atividades e qual o melhor plano tributário para ela.
Não deixe de armazenar suas Notas Fiscais
Contador não é arquivista. #ficaadica
Armazenar as Notas Fiscais é de responsabilidade do contribuinte e obrigatório por Lei, durante 5 anos! A contabilidade e a SEFAZ não têm nenhuma obrigação quanto ao armazenamento desses documentos.
Quando falamos de armazenamento, não são os arquivos físicos impressos (DANFE) ou até mesmo os PDFs (DANFE), e sim o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente, este último tem validade fiscal.
Armazenar o arquivo XML das Notas Fiscais é importante, pelo simples fato de que durante 5 anos, elas podem ser solicitadas pelo fisco para conferência de algum problema ou irregularidade.
Eu não guardo as Notas Fiscais em XML, e agora?
Reze! Ore muito para que você não seja fiscalizado, caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela poderá receber algumas multas.
Existem algumas empresas que realizam este tipo de armazenamento em nuvem, como a arquivei, por exemplo.
Tenha um pró-labore
Agora apertei o calo! rs
Gente, sócio não pode viver só de lucro! Muitos me perguntam se é obrigatório ter um pró-labore. Eita pergunta capciosa!
Na Lei não existe nada que obrigue diretamente o sócio a realizar uma retirada de pró-labore, porém, existem interpretações do CARF (conselho administrativo de recursos fiscais) que indicam como sendo uma obrigatoriedade.
Só pra pincelar, vamos entender o que é o pró-labore:
Sem mimimi, o pró-labore é o salário pago ao sócio administrador pelo trabalho executado na empresa e ponto.
Pensando nisso eu te faço um simples questionamento: Qual a função do sócio administrador na empresa? Com toda certeza, você, em sua plena faculdade mental, irá me responder: Administrando. Fazendo isso, ele está exercendo ou não uma função contínua dentro da organização?
Mas então, por que essa questão da obrigatoriedade é tão polêmica? Vou te explicar o porquê.
A diferença entre a retirada de pró-labore e a distribuição antecipada de lucros a título de remuneração para o sócio administrador é a incidência do imposto. Enquanto sobre o pró-labore incide IR e contribuição previdenciária, na distribuição de lucros (quando realizada por meio de contabilidade regular) não incide nenhum tipo de tributos.
Quando a remuneração vem toda ela direcionada como distribuição de lucros, a Receita Federal e a previdência social ficam “chupando dedo”.
Portanto, mesmo que a Lei não obrigue a retirada do pró-labore, se existir a prestação do serviço e uma remuneração mensal ao sócio, é primordial que essa remuneração seja caracterizada como pró-labore.
Não dê bobeira. Não assuma riscos desnecessários. Disfarçar o pró-labore como adiantamentos de lucros, pode resultar em fiscalização da Receita Federal na sua empresa.
Tenha um bom contador
Eu não estou vendendo meu peixe, mas ter um bom time contábil é fundamental. Entender como a “máquina” governamental funciona é essencial para ajudar a manter as empresas longe de problemas junto ao fisco, porém, deve-se entender que o esforço de ambos é o que determina o sucesso da parceria.
Se você acha que uma empresa de contabilidade é um custo para sua empresa, está na hora de rever os seus conceitos como empresário. A sua contabilidade deve ser uma parceira estratégica no seu negócio e munir a todo o tempo o empresário de informações que auxiliem na tomada de decisão. Tudo isso para que sua empresa cresça sustentável.
Deolindo Oliveira
Empresário Contábil e Customer Success da Acedata Contabilidade. Sou formado em Publicidade e Propaganda pela Facha, pós-graduado em Marketing Digital pela INFNET-RJ, Bacharelando em Ciências Contábeis pela UnigranRio e Coach pelo Instituto Brasileiro de Coach. Apaixonado por transformar a vida de empresários e empresas.
