Uma boa ideia de negócio não sobrevive sem dinheiro em caixa. É por isso que aprender como fazer um planejamento financeiro de uma empresa é etapa decisiva para o seu funcionamento. Mas por onde devo começar?

A metodologia para o planejamento financeiro

Um planejamento financeiro é parte do plano de negócios em uma empresa. Será esse o documento a apontar as diretrizes para que a ideia se torne rentável, estabelecendo as ferramentas de controle para garantir a saúde do caixa e o cumprimento das metas propostas para curto, médio e longo prazos.

Existem boas metodologias para fazer um planejamento financeiro e é interessante recorrer a esse tipo de suporte para a definição das ações estratégicas ou mesmo para a sua revisão, promovendo ajustes.

Você pode escolher uma metodologia ou usar uma combinação delas, como a 5W2H e suas sete perguntas que guiarão os passos (o que será feito, quando, onde, como, por quem, por qual motivo e com que custo) e a Análise SWOT, bastante útil para definir pontos fortes e fracos da sua empresa frente à concorrência.

Neste artigo, vamos propor um planejamento que parte do Ciclo PDCA, processo que consiste em quatro etapas que se repetem em uma mesma ordem, padronizando tarefas e a cada repetição aumentando a sua confiabilidade e segurança de execução. Uma das vantagens do método é que ele é permanente, o que possibilita que seu plano esteja sob constante análise e aperfeiçoamento.

Como fazer um planejamento financeiro

Como falamos, o Ciclo PDCA é composto de quatro etapas, identificadas a partir da sua letra inicial (em inglês):

• P: Plan – planejar
• D: Do – fazer
• C: Check – checar
• A: Action – agir

Não se engane pensando que, por estarmos falando de planejamento, a sua aplicação se limite à letra P, a primeira do ciclo. Ao observar o diagrama que marca a metodologia, já fica mais claro como todas as suas etapas são úteis para a construção da sua estratégia.

Vamos detalhar melhor essas etapas agora.

1. Propor metas e organizar as ações

O sucesso do seu planejamento estratégico, aquilo que pensou para o futuro da empresa, exige resultados positivos no caixa. Mas como alcançá-los? A implantação de meios de controle financeiro – ou a qualificação deles – é decisiva.

Se você pouco ou nada faz, pode começar pelo básico, parando definitivamente de misturar qualquer dinheiro pessoal com o que é do negócio. Mas não fique nisso: adote uma planilha de controle de receitas e despesas e estabeleça prazos para substituí-la por algo mais profissional e fácil de manusear, como um sistema de gestão online.

Como empreendedor, você precisa inserir determinadas tarefas na sua rotina, como realizar o fluxo de caixa, conciliação bancária, pagar contas, verificar recebimentos e gerar relatórios.

Quando adquirir maior controle sobre as finanças, poderá ter uma visão mais apurada da realidade do caixa, projetar seu comportamento futuro e propor metas, como o que fazer com o dinheiro que irá sobrar.

Quanto mais detalhado for o seu planejamento, mais preparado o gestor estará para lidar bem com os cenários que irão surgir, correndo riscos calculados, antecipando-se a imprevistos e evitando ser pego desprevenido, o que complicaria a realização dos objetivos propostos.

Para deixar mais claro, vale citar exemplos de possíveis metas:

• Encerrar o ano no azul;
• Conseguir pagar as contas em dia;
• Aumentar o faturamento em 20%;
• Dobrar o número de clientes ativos;
• Reduzir custo fixo em 10%;
• Abrir uma filial em outra cidade;
• Lançar um novo produto no mercado;
• Elevar a participação no mercado em 15%;
• Quitar empréstimos e não contratar novos.

2. Colocando sua estratégia em prática

Nem sempre a gestão financeira é um caminho fácil, especialmente para quem está dando os primeiros passos e cuja habilidade se restringe ao operacional. É por isso que a etapa de execução do planejamento começa pelo treinamento e qualificação.

Se você tiver uma equipe, deve envolvê-la no projeto e não abraçar tudo sozinho, pois há ações que dependem de todos. O controle de estoque, por exemplo, precisa obrigatoriamente conversar com a área de vendas, para que nenhuma falha alcance o cliente.

Conforme as melhorias forem implantadas aos processos internos, é essencial que o gestor observe como as ações e as pessoas responsáveis por elas se comportam. Faça apontamentos que posteriormente serão importantes para realizar ajustes na estratégia.

Você planejou ter lucro no mês, faturou bem, mas gastou mais que o previsto? Esse tipo de situação vai se repetir até que seus controles estejam muito bem ajustados, próximos da perfeição. É por isso que precisa registrar o fato, para que possa refletir sobre ele e enfrentá-lo na causa, o que é uma característica marcante do Ciclo PDCA.

3. Avaliar para qualificar

É aqui que o gestor irá definir se mantém ou corrige o que foi planejado. A ordem no PDCA é não aguardar o encerramento da etapa anterior, mas começar a análise assim que os primeiros resultados práticos do seu planejamento financeiro apareçam, comparando entre o que foi previsto e o que foi realizado.

No exemplo que apresentamos antes, a previsão de lucro se transformou em prejuízo. Onde você pode ter errado? Perceba que encontrar a falha é imprescindível para contornar o problema.

Será que os prazos de recebimentos dos seus clientes não estão muito distantes da data em que você paga os fornecedores? Se isso acontece e nada for modificado, sua meta de crescer 20% no ano ou de aumentar em 15% a sua participação no mercado vai acabar se tornando inviável.

Olhe para tudo o que foi feito até aqui em seu planejamento financeiro. Os resultados estão dentro do esperado? O que deve demanda continuidade, o que está levando mais tempo que o previsto e o que está totalmente equivocado? Aqui, você encontra as respostas e no próximo passo as ações.

4. Aplicar as modificações

No que o “agir” do PDCA se diferencia do “fazer”? É nessa etapa que seu roteiro será aperfeiçoado, descobrindo efetivamente como fazer um planejamento financeiro de uma empresa para crescer de verdade.

Você estabeleceu conquistar novos clientes e aumentar o faturamento: como tem se saído? Quais modificações seu plano precisa para se tornar mais eficaz?

Alguns ajustes podem ser preventivos, tendo como objetivo evitar algum erro que possa comprometer a execução. Um bom exemplo é quando o gestor altera o preço de venda ligeiramente para cima, pois vinha elevando o faturamento, mas a margem de lucro caía perigosamente.

Também é possível promover mudanças corretivas, reparando falhas que já afetam os resultados. É o que acontece, por exemplo, quando sua estratégia para atrair novos clientes não vem dando resultado ou quando você se propõe a pagar as contas em dia, mas ainda arca com juros e multas.

O exercício contínuo do Ciclo PDCA para o planejamento financeiro permite que, a cada nova etapa desenvolvida, menos erros o empreendedor cometa e mais próximo das metas ele fique.

Empreender é também planejar

Vimos ao longo deste artigo como aplicar o Ciclo PDCA para fazer um planejamento financeiro em uma empresa e promover seu efetivo crescimento. Acreditamos que tenha agora as informações que precisa para começar a colocar a sua estratégia em prática. Defina suas metas, execute suas ideias, avalie e corrija quando preciso. Esse exercício fará de você um gestor melhor.

Créditos: Conta Azul