Como gerenciar seu fluxo de caixa para não quebrar na crise
Com a crise varias linhas de crédito oferecidas pelo governo estão sendo criadas. Elas tem a finalidade de manter o emprego e o capital de giro frente a redução do faturamento das empresas devido ao confinamento imposto pela quarentena, que vão te ajudar a ajustar o seu fluxo de caixa neste momento.
A mobilização do governo mostra a proporção dos impactos causados pela crise em nossa economia, e a preocupação esta em diminuir o máximo possível esses impactos.
Por este motivo as medidas devem ser aplicadas sempre que possível.
Tendo em vista que só estamos no início da crise, manter um caixa positivo é fundamental para ajudar o motor da sua empresa a continuar girando(esse pode ser fator determinante para os próximos meses).
Porém, em meio a tantas medidas, tenha prudência na utilização das linhas de crédito oferecidas pelo governo. Entretanto, muitas oferecem um “respiro” por hora, mas transferem a responsabilidade da empresa para períodos futuros onde se espera que o pior já tenha passado.
Então, o que fazer “agora” para aplicar tudo isso?
Se prepare com antecedência. Tenha visão do seu fluxo de caixa.
Você precisa manter um registro de suas obrigações e seus recebimentos futuros para projetar cenários e testar quais opções são as melhores para aplicar agora.
Como você controla o que desconhece?
Para realizar o registro e posteriormente o controle das informações financeiras de seu negócio existe a elaboração do fluxo de caixa.
Certamente é o procedimento mais importante a ser realizado quando falamos de gestão financeira de um pequeno negócio.
O fluxo de caixa não é o instrumento financeiro mais sofisticado, mas, o fundamental!
Através de alguns princípios básicos sua empresa pode se organizar e planejar os próximos passos para enfrentar não só esta crise, mas todas as outras que virão.
O que registrar no fluxo de caixa:
- Todos os recebimentos – vendas à vista e a prazo, recebimento de duplicatas, entre outros;
- Todos os pagamentos – compras à vista e a prazo, pagamento de duplicatas, pagamentos de despesas e outros pagamentos;
- E todas as provisões – todos os futuros pagamentos e recebimentos que a empresa está se comprometendo;
Registrar é necessário quando se assume compromissos para datas futuras, como é o caso de muitas das medidas que o governo tem disponibilizado.
Analisando o fluxo de caixa conseguimos identificar os períodos em que o seu caixa não vai conseguir arcar com todas as suas obrigações.
Assim podemos identificar com antecedência os momentos em que sua empresa irá ficar sem dinheiro e aplicar as linhas de crédito oferecidas pelo governo, minimizando o dano que pode ser causado pela falta de fundos.
Em tempos de incertezas como os que estamos vivendo, as mudanças ocorrem muito rápido, o que sabemos hoje já não cabe amanhã.
Portanto o horizonte de análise do seu fluxo de caixa “agora” deve ser o projetado por um curto prazo (geralmente de 0 a 12 semanas) e o acompanhamento deve ser feito quase que diariamente.
Onde registrar as informações?
A elaboração do fluxo de caixa deve ser feito onde melhor lhe convier, desde que seja feito! Todavia existem vários sistemas bem legais e em conta que ajudam bastante na hora de fazer os registros e na geração de relatórios de análise.
Sistemas disponíveis de baixo custo:
Como registrar as informações no seu fluxo de caixa
Escolha o método que seja melhor para você, mas atenção, existem procedimentos de elaboração que não podem ser ignorados, são eles:
- Identifique o saldo inicial das contas da empresa – verifique saldo das suas contas no momento que inicia o registro do seu fluxo de caixa, assim você poderá incluir recebimentos e pagamentos tendo em vista o saldo anterior ao controlado;
- Classifique suas receitas e despesas – Muitos sistemas oferecem bases de classificação para as suas contas, mas o ideal é que você utilize nomes que esteja familiarizado e que seja de fácil identificação. Antes de começar a registrar identifique o que é o que;
- Registre todas as entradas de caixa do período – Tudo que entrou precisa ser registrado, se sua empresa possui mais de uma atividade ou mais de um produto é legal filtrar para saber corretamente qual o traz um maior retorno financeiro;
- Registre todas as saídas de caixa do período – Da mesma forma o registro de todos os pagamentos realizados pela empresa também deve ser feito regularmente. É fundamental registrar tudo que a empresa paga, e saber para onde o dinheiro da empresa está indo.
Você pode filtrar os pagamentos por centros de custo ou por projetos específicos, assim, terá uma ideia de quanto te custa um departamento ou um projeto. - Mantenha os lançamentos atualizados e corrigidos – Corrija todos os lançamentos com alteração e inclua novos lançamentos sempre que for necessário. Um exemplo são os lançamentos na fatura de cartão de crédito. Caso tenha estimado que sua fatura deveria ter um valor, mais houve um gasto a mais que você não esperado, é preciso ajustar.
Fluxo de caixa feito. E agora, o que fazer?
Como eu disse antes, com as informações do fluxo de caixa em mãos você pode direcionar as suas forças e escolher alternativas para os problemas que encontrar, tanto agora como no futuro.
Mas atenção, nada acontece só pela força do querer…
É importante que o gestor saiba que as medidas escolhidas só surtem efeito se sua posição diante do problema for a de proatividade, transparência e boa fé.
“Bota a mão na massa!”
É preciso ter consciência de que nada acontecerá sem que você esteja disposto a implantar a mudança.
Portanto se a sua análise encontrou um resultado positivo, meus parabéns! Neste caso, você já começará a trabalhar com um folego a mais e pode direcionar as medidas de contenção da crise com mais calma.
Agora se o problema é muito grande, as medidas que vou listar a seguir precisam ser rapidamente aplicadas:
Reduza as despesas e custos, de acordo com a sua realidade atual
Corte o que não é extremamente necessário!
Como a palavra de ordem em tempos de crise é manter o caixa positivo, todos os custos e despesas que não são de extrema necessidade precisam ser reduzidos ou cortados.
Dessa maneira corte todos os excessos de despesas administrativas e operacionais, então, reduza gastos de marketing e despesas de vendas uma vez que a demanda está reprimida, invista apenas em canais que possuem retorno imediato.
Negocie o pagamento de fornecedores
Negociar seus compromissos com seus fornecedores ajuda a diminuir o peso da falta de caixa. Identifique quais podem ser negociados.
Certamente nem sempre negociar é uma opção que todos gostam, mas deve ser feito! Negocie e tenha sempre cautela para evitar um impacto muito grande na sua operação.
Avalie quais pagamentos podem ser postergados ou ter datas de pagamentos alteradas. O objetivo aqui é que os seus pagamentos casem com os seus recebimentos.
Então avalie todos os fornecedores e identifique quais podem ser cancelados ou ter o seu contrato revisto em relação a valores e/ou quantidade de serviços prestados.
Negocie com os grandes, valorize os pequenos
Na hora de fazer sua escolha leve em consideração a capacidade da empresa com quem está negociando. Lembre-se que as grandes empresas possuem uma capacidade financeira muito mais robusta do que as empresas de pequeno e médio porte, por isso negociar um desconto com grandes fornecedores é a opção mais viável.
Valorizar os pequenos negócios, aqueles que sempre atenderam tão bem a sua empresa, agora pode ser o diferencial entre ver suas portas fecharem ou não.
Imagine a falta que ele pode fazer ao seu negócio quando essa crise passar.
Com toda certeza vale a pena investir nos negócios locais e manter essas empresas vivas!
Busque fontes alternativas de recursos
Quando não existir outra alternativa viável, busque fontes externas.
Algumas linhas de crédito oferecidas pelo governo são direcionadas a fornecer recursos para atender a falta de dinheiro em caixa.
Quando eu falo de não existir outra alternativa, estou falando de fatos que fogem do nosso controle. Um exemplo claro é a falta de faturamento do comércio por motivo de força maior – o comércio do RJ está fechado por determinação do Estado e Município.
Se a sua empresa precisa de caixa para arcar com os seus compromissos de curto prazo, e o que vem da operação não é suficiente, aproveite as linhas de crédito oferecidas pelo governo.
E fique ligado, cada modalidade de crédito impõe condições específicas, fique atento principalmente às taxas e prazos.
Pesquise e escolha bem, lembrando sempre que tudo precisa estar de acordo com as condições apontadas pelo seu fluxo de caixa.
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