Como utilizar o home office para combater o Coronavírus
Geralmente começo meus textos com algumas piadinhas ou memes para dar uma descontraída na leitura. Mas hoje, quando comentei no escritório que faria um artigo de como utilizar o home office para combater o Coronavírus, a primeira coisa que me disseram foi: “Por favor, não faça piadas!”
Apesar dos milhares memes recebidos e inúmeras tentativas de banalizar o que está acontecendo no país, ou melhor, no mundo, existem empresas e pessoas realmente preocupadas em combater esse gigantesco problema de saúde pública. É o caso das gigantes Amazon, Facebook, Google, Microsoft e Twitter que pediram a seus funcionários do Vale do Silício e de Seattle que trabalhassem em casa e se protegessem da contaminação.
Não sei se vocês estão sabendo, mas até o momento da publicação deste artigo, os municípios do Rio de Janeiro e de São Paulo já registram transmissão comunitária do novo coronavírus. Segundo o Ministério da Saúde, esse tipo de transmissão ocorre quando não é mais possível saber a origem da infecção por ter se alastrado aleatoriamente.
Precisamos unir forças para evitar que a infecção continue avançando. Portanto, é necessário reduzir o número de pessoas transitando e/ou aglomerando-se em espaços públicos e privados, como escolas, teatros, cinemas, competições esportivas, parques e até mesmo a sua empresa.
Por esse motivo, vamos te ajudar a entender o teletrabalho ou home office (como preferir), para que seus colaboradores possam continuar contribuindo para o crescimento da sua empresa, de um lugar mais seguro, como a própria casa.
Neste artigo você verá:
- O que é o teletrabalho ou home office?;
- O que a legislação trabalhista determina sobre o teletrabalho ou home office?;
- Quais as vantagens dessa modalidade?;
- Como a Acedata Contabilidade está fazendo?
O que é o teletrabalho ou home office?
É impossível negar a tecnologia, não é verdade? Os avanços de tecnologia nas áreas de informação e telecomunicação nos possibilitaram também criar novas modalidades nas relações de trabalho.
O que já era popular entre profissionais autônomos e freelancers, principalmente para quem trabalha com as mídias digitais e tecnologia, chegou a “mesa” das empresas brasileiras.
O teletrabalho ou home office é aquele exercido na maior parte do tempo extramuros empresariais, mas, via de regra, em um local específico, sem a necessidade de se locomover para exercer suas atividades. Por exemplo, residência própria, biblioteca, cafeteria, mas desde que utilizando das tecnologias da informação e telecomunicação, especialmente por meio da internet, como email, Whatsapp, Facebook, para recebimento e envio das atribuições ao empregado.
Trata-se de um trabalho com jornada normal, mas exercido fora do ambiente fechado das empresas. Assim, se levarmos a tradução ao pé da letra, a palavra home office seria equivalente a trabalho em casa, todavia hoje é possível dividir um espaço colaborativo (coworking) com outras pessoas que você nunca viu na vida.
O que a legislação trabalhista determina sobre o teletrabalho ou home office?
É muito comum achar que o home office só foi implementado na Reforma Trabalhista, salvo engano. A modalidade já havia sido relatada na CLT art. 6º, parágrafo único, da CLT.
Art. 6º, parágrafo único. Os meios telemáticos e informatizados de comando, controle e supervisão se equiparam, para fins de subordinação jurídica, aos meios pessoais e diretos de comando, controle e supervisão do trabalho alheio.
e… fim!
A Reforma Trabalhista trouxe algumas informações importantes sobre a regulamentação do home office, mais especificamente nos arts. 75-A a 75-E, da CLT, que, resumidamente, podemos chamar a atenção para alguns tópicos:
1. Característica do home office
Segundo o artigo Art. 75-B, considera-se home office ou teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.
Desse modo, o home office não precisa ser necessariamente exercido integralmente fora da sede da empresa, e sim, que tenha a predominância do tempo sendo realizado a distância. Isso significa que você pode fazer reuniões com suas equipes de trabalhos remotas dentro da empresa, sem qualquer medo de descaraterização do home office.
2. As atividades do colaborador durante o home office
Ficou estabelecido no art. 75-C, da CLT, a necessidade de que conste no contrato de trabalho as atividades que serão desempenhas pelo colaborador.
Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.
§ 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.
§ 2o Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.
Diante deste cenário, foi trazido pela reforma a possibilidade de alterar a qualquer tempo a modalidade do contrato, presencial para o home office, desde que haja o consentimento do colaborador, todavia, se a alteração for vir na maneira inversa, ou seja, home office para regime presencial, poderá ser feito diretamente pelo empregador (unilateralmente), sem consentimento do colaborador, respeitando o prazo de 15 dias para transição.
3. A Infraestrutura necessária para o home office
No art 75-D, da CLT firmou a seguinte redação:
As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
Em termos menos técnicos, o contrato deverá prever quem vai ser o responsável por comprar, realizar as devidas manutenções, fornecer os equipamentos tecnológicos e ser o responsável por toda a infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto.
Deve ser ainda disciplinado o prazo para os pedidos de reembolso por parte do colaborador, os documentos que serão necessários e a disponibilidade de equipamentos e material que podem ser adquiridos ou se o empregador realizará a aquisição diretamente.
Na falta de estipulação no contrato, presume-se que os instrumentos de trabalho utilizados pelo colaborador pertencem ao empregador, que deve assegurar as respectivas instalação e manutenção e o pagamento das inerentes despesas.
4. As Medidas de proteção e saúde do teletrabalhador na modalidade home office:
Uma das principais dificuldades do empregador nesta modalidade é controlar o que diz respeito a saúde laboral dos seus funcionários. Como saber se seu empregado está seguindo a cartilha de orientação fornecida pelo empregador.
Vejamos o que diz a Lei neste sentido:
Art. 75-E. O empregador deverá instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho.
Parágrafo único. O empregado deverá assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções fornecidas pelo empregador.
Além de fornecer informações necessárias e criar medidas de proteção e saúde do teletrabalhador, disponibilizando todos os EPI’s e equipamentos ergonômicos necessários, a empresa deverá ainda manter controle sobre as pausas de intervalos. Surreal isso, mas está na Lei.
Para o empregado é imprescindível assinar o termo de responsabilidade. No qual se compromete a seguir as orientações da empresa no que diz respeito a sua saúde e segurança no local de trabalho, mas não exime a empresa da responsabilidade em caso de acidente de trabalho.
5. O Controle da jornada de trabalho home office
Antes da reforma trabalhista, no art. 62 da CLT, só haviam duas hipóteses em que era facultado ao empregador realizar o controle do ponto, tendo sido fundamentada na questão de não ser possível controlar a jornada desses empregados, seja pelo cargo de confiança, seja por conta das atividades exercidas por estes, que são:
I – Os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho;
II – Os gerentes;
A Reforma trouxe uma modificação no Art. 62, incluindo o inciso III, que prevê mais uma hipótese de colaboradores que não estão sujeitos ao controle de jornada e horário: Os empregados em regime de teletrabalho.
Não devemos confundir o trabalhador externo, que exerce sua atividade externamente, ou seja, o vendedor externo, o motorista, o trocador, os ajudantes de viagem, dentre outros, que não possuem um local fixo para exercer suas atividades, com os teletrabalhadores. Pois, ainda que se utilizem de equipamentos informáticos, como smartphones e rastreadores via GPS para se comunicar com o empregador, não descaracterizam o serviço externo.
Fato que não ocorre no home office, pois a atividade que seria realizada dentro da área administrativa da empresa poderá ser exercida de qualquer outro ambiente, desde que se utilize de meios tecnológicos para isso.
Afinal, posso ou não controlar o horário no home office?
Como tudo no direito, a resposta é: Depende.
Se os teletrabalhadores sofrerem vigilância dos períodos de conexão, controle de login e logout, localização física, pausas ou ligações ininterruptas para saber o andamento dos trabalhos, especialmente se for de forma periódica, estes estarão sujeitos à proteção da jornada, e terão direito inclusive a eventuais horas extras. Não estando enquadrados no inciso III do art. 62 da CLT.
Agora, caso queira enquadrar os teletrabalhadores no respectivo artigo, não poderá haver nenhuma forma de controle do tempo de trabalho. Isto é, os colaboradores deverão ter total liberdade de seus horários, iniciando e terminando suas atividades no horário que bem entenderem.
Neste caso, a cobrança patronal deve ser feita por meio de metas e resultados, sem acompanhar os momentos em que a atividade está efetivamente sendo desempenhada.
Fato é que nenhuma empresa hoje trabalha sem sistema. Visto que, o simples fato da necessidade de acesso (login) ao sistema da empresa e a sua desconexão (logout) já caracteriza um controle de jornada de trabalho, mesmo que de forma rudimentar.
Com os avanços da tecnologia e a criação de modelos de controle de ponto alternativos, regulamentados pela portaria 373 do MTE, é perfeitamente plausível que seja realizado o controle efetivo das horas trabalhadas.
A tecnologia a favor do controle de ponto no home office
Há alguns anos realizar um controle efetivo da jornada de trabalhado era algo trabalhoso e caro (bota caro nisso). Nos últimos anos, com o crescimento tecnológico o RH evoluiu (RH 4.0) e, foram criadas diversas startups para resolver a dor de controlar o ponto dos trabalhadores.
Além da maneira tradicional do controle de ponto – famoso relógio na parede com biometria, é possível controlar o ponto por meios alternativos, através da portaria 373 do MTE.
Com a publicação da Portaria 373 do MTE, foi possível desenvolver novas tecnologias que facilitam o controle de jornada dos colaboradores e ainda otimizam a rotina dos setores de recursos humanos. Um dos exemplos são os softwares e aplicativos de controle de ponto.
Um app de controle de ponto nada mais é do que um software para computadores e dispositivos móveis, como smartphones e tablets, gerenciado pela própria empresa.
Onde quer que o trabalhador esteja, ele pode realizar a marcação de ponto usando o próprio celular e, com isso, garantir maior precisão no controle da sua jornada de trabalho.
Startups e Sistemas de ponto alternativos:
- Apponte.me
- Tangerino
- Oitchau – Durante o período de controle do Coronavírus o sistema está sendo ofertado gratuitamente para empresas com até 500 colaboradores.
- Ahgora
Modelo de aditivo de contrato de home office ou teletrabalho
Em parceria com a Dra. Monique Guedes, desenvolvemos e estamos disponibilizando gratuitamente, um modelo de aditivo de contrato para realizar a transição do contrato presencial para a modalidade de home office ou teletrabalho.
Quais as vantagens do home office?
Para o seu colaborador:
1. Flexibilidade
Existem fases da nossa vida que passam muito, mas muito rápido. Parece que foi ontem que meu filho tinha 1 aninho e eu o levava e buscava na escola todos os dias de bicicleta. Para ele aquele percurso, mesmo que perto, não tinha preço, e para mim, não poderia ser diferente.
O home office dá a possibilidade de ter flexibilidade na formação do seu horário de trabalho, com isso, levar e buscar o filho ou filha na escola se torna uma realidade, sem comprometer a sua produtividade.
2. Comodidade
Acordar, tomar banho, café e ir trabalhar faz parte da vida do trabalhador brasileiro. Enfrentar 2 horas de trânsito para ir, mais 2 horas de trânsito para voltar ao trabalho também e essa parte é um verdadeiro inferno.
A comodidade de acordar, tomar banho, café e ir trabalhar no quarto do lado, sem precisar enfrentar as horas inúteis de deslocamento e o estress que isso causa a longo prazo, na minha opinião é uma das coisas que faz o home office ser tão adorado.
3. Proximidade da família
Estar ao lado das pessoas que amamos nos gera uma sensação maravilhosa de bem estar. Ter a oportunidade de dar uma pausa no trabalho e ganhar um abraço dos seus filhos e esposa ou marido é algo extremamente gratificante.
4. Conforto
Trabalhe no seu “quarto-escritório”, na sala, na cozinha… No home office é possível trabalhar onde você se sinta melhor. Por exemplo, eu estou trabalhando na mesa da cozinha neste momento porque aqui a comida está mais perto de mim. 😉
5. Qualidade de vida
O conjunto dessas ações dão ao colaborador uma qualidade de vida inigualável. Não pegar transito para ir trabalhar, comer comida feita em casa, não ficar preocupado em ser assaltado, ter a família por perto, trabalhar com conforto e na hora desejada é o sonho de todo trabalhador.
Para sua empresa:
1. Redução de custo operacional
Trabalhar em regime de home office dispensa a empresa de alguns custos básicos operacionais. Tais como, energia elétrica, internet, aluguel de sala, materiais de escritório, dentre outras coisas que a curto prazo podem parecer irrisórias, mas a longo prazo geram um custo alto para a empresa.
2. Melhora significativa na produtividade
O Banco do Brasil percebeu que quem faz home office rende acima do esperado. “Observamos um aumento de 38% no desempenho do grupo que participa do piloto”, diz Carlos Alberto Araújo Netto, diretor de gestão de pessoas do BB.
3. Engajamento
Colaborador feliz é produtividade dobrada. Trabalhar de home office proporciona comodidade e flexibilidade que gera engajamento e comprometimento com a empresa.
Uma pesquisa pela ADP Research Institute colabora para a efetividades desta prática. Os dados mostraram que 29% dos funcionários que atuam remotamente se dizem totalmente engajados, contra 18% que atuam em escritórios. O estudo ouviu quase 20 mil pessoas de 19 países.
4. Melhora na comunicação
Como as pessoas estão distante fisicamente, é instintivo melhorar a comunicação. Isso faz com que o time esteja sempre conectado. Além de conversar mais entre si, praticam uma comunicação mais clara, como consequência mais assertividade e melhores resultados.
Como a Acedata Contabilidade está utilizando o home office para ajudar no combate ao Coronavírus?
Temos visto inúmeros memes, brincadeiras e negligência a respeito do tema. Além disso, no final de semana passado as praias estavam lotadas, shoppings com a programação normal, enfim, nada havia mudado.
Pessoas estão morrendo em diversas partes do mundo e nós da Acedata estamos fazendo a nossa parte.
Como já temos um processo digital dentro da nossa cultura organizacional, o processo foi bem fácil. Após um bate papo rápido de 20 minutos com o time, resolvemos implantar de forma ágil o home office, tomando as seguintes medidas:
- Criação de regras para implantação do processo ágil para modalidade home office;
- Reuniões de equipe e com clientes somente online através do aplicativo gratuito Zoom;
- Melhoria no processo de comunicação interna, com a criação de mais um canal do time no aplicativo Slack;
- Criação de acessos remotos aos computadores físicos, sem solicitação de senha, através do AnyDesk;
- Monitoramento das atividades através do Trello;
- 1 reunião presencial na semana com o time para alinhamento dos projetos.
Conclusão:
Em suma, o home office tem inúmeras vantagens e com certeza vai ajudar a fortalecer sua cultura e aumentar a produtividade na sua empresa.
Porém, apesar de ser uma realidade há bastante tempo, principalmente nas empresas de TI e nas startups, ainda parece distante e inviável para alguns segmentos. Não por possuir um custo alto ou por demandar novos profissionais, mas sim, pela dificuldade das empresas em adotar uma mudança cultural nas suas organizações.
Vamos aproveitar a oportunidade e testar essa nova relação de trabalho!
Se deu certo pra você, nos conte como foi.
